Dokumentasi Resmi Aplikasi SEWADAH

Dokumentasi Resmi

Aplikasi SEWADAH

Sistem Elektronik Sewa Aset Daerah

Dokumentasi Sistem, Panduan Administrator, dan Panduan Pengguna Publik

Nama Sistem	SEWADAH
Jenis Dokumen	Dokumentasi Resmi Aplikasi
Versi Dokumen	1.0
Tanggal Dokumen	11 Agustus 2026

Dokumen ini disusun sebagai panduan formal operasional dan referensi fungsi aplikasi SEWADAH.

A. Informasi Dokumen

Elemen	Keterangan
Tujuan	Menjelaskan fungsi sistem, struktur menu, alur bisnis, proses administrasi, serta panduan penggunaan aplikasi SEWADAH.
Ruang Lingkup	Website publik, panel admin, master data, transaksi sewa aset, pembayaran, laporan, hak akses, dan status proses.
Sasaran Pembaca	Administrator, operator BPKAD/OPD, petugas pengelola aset, serta pengguna publik.
Teknologi Utama	PHP 8.4, CodeIgniter 4, MySQL/MariaDB, Bootstrap + jQuery, Midtrans, serta queue/worker.

Daftar Isi

Gambaran Umum
Peran Pengguna (Roles)
Struktur Menu & Fitur Admin
Fitur Website Publik
Alur Bisnis Sewa Aset
Tutorial Admin
Tutorial Pengguna Publik - Cara Order/Sewa Aset
Glosarium Status Transaksi
Pertanyaan Umum (FAQ)

Manual Book

Panduan Aplikasi SEWADAH

Sistem Elektronik Sewa Aset Daerah — dokumentasi menu, fitur, dan cara pakai untuk Admin dan Pengguna Publik.

PHP 8.4 · CodeIgniter 4 Midtrans Payment Diperbarui 11 Agustus 2026

1.Gambaran Umum

SEWADAH adalah aplikasi berbasis web untuk pengelolaan dan penyewaan aset daerah (gedung, stadion, lapangan, dan aset lain milik OPD/Pemerintah Daerah). Aplikasi ini memiliki dua sisi utama:

Website Publik

Tempat masyarakat/pelaku usaha mencari aset, booking, dan membayar sewa secara online.

Panel Admin

Tempat petugas mengelola data aset, pelanggan, transaksi, pembayaran, konten, dan laporan.

Teknologi: PHP 8.4, CodeIgniter 4, MySQL/MariaDB, Bootstrap + jQuery, payment gateway Midtrans, dan queue/worker untuk proses latar belakang (email, kedaluwarsa booking, dsb).

2.Peran Pengguna (Roles)

Role	Deskripsi
Super Admin	Akses penuh ke seluruh menu admin, termasuk pengaturan hak akses.
Admin BPKAD	Operator pusat yang mengelola data aset, transaksi, dan laporan lintas OPD.
Operator OPD	Operator di level dinas/OPD pemilik aset, biasanya dibatasi hak aksesnya lewat menu Roles.
Users	Akun publik (masyarakat/pelaku usaha) yang mendaftar lewat website untuk booking aset.

Hak akses tiap role terhadap menu (create/update/display/delete) diatur secara dinamis lewat menu Managements > Roles.

3.Struktur Menu & Fitur Admin

Menu admin bersifat dinamis (disimpan di tabel menu_generator), tetapi struktur bawaan aplikasi adalah sebagai berikut:

3.1 Dashboard

Ringkasan statistik utama setelah login (admin/dashboard).

3.2 Master Data

Menu induk MASTER berisi data referensi yang dipakai transaksi sewa:

Submenu	URL	Fungsi
Klasifikasi Aset (Merk)	`master/aset_merk`	Kategori merk/tipe aset.
Kategori	`master/aset_kategori`	Kategori aset (mis. Venue Olahraga, Gedung Serbaguna).
Aset	`master/aset_master`	Data induk aset: nama, kode, lokasi, kondisi, harga sewa, foto, tarif per satuan (hari/minggu/bulan), status ketersediaan.
OPD	`master/aset_pemilik`	Data instansi/OPD pemilik aset beserta dokumen pendukung (logo, SK pengelolaan, dsb).
Pelanggan	`master/pelanggan`	Data pelanggan (masyarakat/badan usaha) beserta status verifikasi.
Jenis Dokumen	`master/referensi_jenis_dokumen`	Master jenis dokumen wajib unggah (KTP, NPWP, NIB, Akta Pendirian) per kategori.
Atur Kepemilikan	`master/kepemilikan_aset`	Persentase bagi hasil pendapatan sewa antara OPD pemilik dan kas bersama.
Payment Configurations	`master/payment_configurations`	Kredensial payment gateway (server key, client key, mode produksi/sandbox).
Metode Pembayaran	`master/payment_methods`	Transfer manual bank, Midtrans (QRIS, VA per bank), beserta biaya layanan (fee).
Jenis Kegiatan	`master/jenis_kegiatan`	Kategori kegiatan penyewa yang menentukan besaran diskon.
Syarat Kegiatan	`master/kegiatan_syarat`	Dokumen syarat wajib dilampirkan sesuai jenis kegiatan booking.
Diskon Aset Kegiatan	`master/diskon`	Aturan diskon sewa per jenis kegiatan/peruntukan.

3.3 Transaksi

Menu TRANSAKSI (transactions/transaksi_aset_sewa) — pusat kendali seluruh transaksi sewa aset: booking masuk, verifikasi pembayaran, persetujuan diskon, status sewa aktif, hingga selesai/pengembalian.

3.4 Laporan

Submenu	URL	Isi
Dashboard	`admin/laporan`	Ringkasan performa sewa secara umum.
Pendapatan	`admin/laporan/pendapatan`	Laporan pendapatan sewa, bagi hasil, dan fee pembayaran.
Aset	`admin/laporan/aset`	Laporan utilisasi/okupansi aset.
Operasional	`admin/laporan/operasional`	Laporan operasional (serah terima/pengembalian).

3.5 Pages (Halaman Konten)

Menu PAGES (admin/pages) — CMS sederhana untuk mengelola konten statis di website publik (mis. syarat & ketentuan sewa, profil, widget landing page).

3.6 Managements

Submenu	URL	Fungsi
Users	`admin/users`	Kelola akun pengguna sistem, termasuk sesi login aktif.
Roles	`admin/roles`	Kelola role dan hak akses per menu.
Menu Generator	`admin/menu_generator`	Generator menu & modul CRUD otomatis.
Menu	`admin/menu`	Susun urutan tampilan menu sidebar.
Settings	`admin/settings`	Identitas aplikasi (nama, logo, deskripsi, kontak, alamat).
Log User	`admin/users_ipcounter`	Log aktivitas/IP pengguna untuk audit.

4.Fitur Website Publik

Halaman	URL	Fungsi
Landing Page	`/`	Showcase aset unggulan, statistik, filter pencarian, profil, panduan singkat.
Detail Aset	`/aset/{id}/{slug}`	Foto, spesifikasi, tarif per satuan durasi, jadwal ketersediaan.
Daftar Akun	`/register`	Registrasi akun publik.
Login	`/login`	Masuk ke akun.
Booking	`/booking/aset/{id}`	Form pengajuan sewa aset (wajib login).
Konfirmasi Transaksi	`/transaksi/{kode_transaksi}`	Ringkasan pesanan, status pembayaran, opsi bayar.
Profil Akun	`/akun/profil`	Kelola data diri, dokumen identitas, verifikasi pelanggan.
Riwayat Order	`/akun/order`	Daftar seluruh transaksi sewa milik akun yang login.

5.Alur Bisnis Sewa Aset

Daftar & VerifikasiPelanggan daftar akun lalu melengkapi profil untuk verifikasi.
Pilih Aset & BookingIsi form booking: jenis kegiatan, tanggal, durasi.
Hitung Tarif OtomatisSistem menghitung tarif & diskon sesuai jenis kegiatan.
Persetujuan Diskon jika adaAdmin approve/reject permintaan diskon.
Menunggu PembayaranBayar via Midtrans (VA/QRIS) otomatis, atau transfer manual + verifikasi admin.
Dibayar → DiprosesAdmin memproses serah terima aset, cetak BAST.
AktifAset digunakan pelanggan sesuai jadwal.
SelesaiPengembalian aset & cetak BAST pengembalian (atau Terlambat/Batal).

6.Tutorial Admin

Buka namadomain.com/login.
Masukkan email/username dan password akun admin.
Jika lupa password, gunakan menu Lupa Password (reset via email).
Setelah berhasil login, Anda diarahkan ke halaman Dashboard admin.

6.2 Setup Master Data Aset

Urutan yang disarankan saat setup awal:

Master > Kategori — buat kategori aset (mis. "Venue Olahraga", "Gedung Serbaguna").
Master > Klasifikasi Aset — buat klasifikasi/merk aset bila diperlukan.
Master > OPD — tambahkan data instansi pemilik aset (nama OPD, logo, dokumen SK pengelolaan).
Master > Atur Kepemilikan — tetapkan aset ke OPD pemilik dan tentukan persentase bagi hasil jika kepemilikan bersifat "BERSAMA".
Master > Aset — klik Tambah, isi nama, kode, kategori, OPD pemilik, lokasi (kecamatan/kelurahan, koordinat), kondisi, harga sewa dasar, fasilitas, foto. Atur tarif per satuan durasi (Harian/Mingguan/Bulanan) — minimal isi tarif harian.
Set status aset: Tersedia, Disewa, Servis, atau Coming Soon. Hanya status Tersedia yang muncul untuk booking publik.

💡 Aset otomatis tampil di landing page dan halaman detail publik setelah disimpan.

6.3 Kelola Pelanggan & Verifikasi

Buka Master > Pelanggan untuk melihat seluruh pendaftar publik.
Pelanggan baru berstatus DRAFT hingga melengkapi dokumen dan mengajukan verifikasi (MENUNGGU_VERIFIKASI).
Klik Edit/Detail untuk meninjau data diri dan dokumen yang diunggah (KTP, NPWP, NIB, dll).
Ubah Status Verifikasi menjadi TERVERIFIKASI bila valid, atau DITOLAK jika tidak.
Pelanggan hanya bisa booking setelah status TERVERIFIKASI.

6.4 Kelola Jenis Kegiatan, Diskon & Syarat Dokumen

Master > Jenis Kegiatan — kategori kegiatan penyewa bawaan aplikasi:

Kode	Nama	Diskon
`BISNIS`	Bisnis	0% (tarif penuh)
`KOPERASI`	Koperasi	50%
`UMKM`	Usaha Perorangan/UMKM	75%
`SOSIAL`	Sosial/Keagamaan	90%
`OPD`	Program Kerja OPD	100% (gratis)

Master > Diskon Aset Kegiatan — atur aturan diskon (persen/nominal) per jenis kegiatan, berlaku umum atau per aset tertentu.

Master > Syarat Kegiatan — tentukan dokumen wajib per jenis kegiatan (tipe file/teks/angka, ukuran maksimal, ekstensi diizinkan).

⚠️ Booking dengan diskon > 0% otomatis masuk status Menunggu Persetujuan Diskon dan perlu di-approve admin di menu Transaksi.

6.5 Kelola Metode & Konfigurasi Pembayaran

Master > Payment Configurations — masukkan kredensial Midtrans (Server Key, Client Key), pilih mode Produksi atau Sandbox.
Master > Metode Pembayaran — kelola metode aktif: transfer manual bank (lengkapi nomor rekening di data Aset), Midtrans QRIS & Virtual Account (BRI/BCA/BNI/Mandiri), atur biaya layanan (fee) nominal tetap atau persentase.
Aktifkan/nonaktifkan metode sesuai kebutuhan lewat kolom Status.

6.6 Memproses Transaksi Sewa

Buka menu Transaksi. Aksi yang tersedia per baris data:

Aksi	Kapan digunakan
Approve / Reject Diskon	Saat status `Menunggu Persetujuan Diskon`.
Verify / Reject Payment	Saat pelanggan mengunggah bukti transfer manual.
Sync Payment	Menyamakan status pembayaran Midtrans secara manual.
Confirm Process	Menandai booking dibayar mulai diproses.
Mark Active	Menandai aset resmi diserahterimakan, masa sewa aktif.
Complete	Menandai sewa selesai (aset sudah dikembalikan).
Cancel	Membatalkan transaksi.
Cetak BAST Serah Terima	Cetak Berita Acara Serah Terima aset ke penyewa.
Cetak BAST Pengembalian	Cetak Berita Acara Serah Terima pengembalian aset.
Check Availability	Mengecek bentrok jadwal sebelum menyetujui/memindah jadwal.

💡 Gunakan halaman Sewa Aktif untuk memantau khusus transaksi berstatus AKTIF.

6.7 Kelola Halaman Konten (Pages)

Buka menu Pages.
Tambah/edit halaman (judul, slug URL, isi konten dengan editor WYSIWYG).
Halaman "Syarat & Ketentuan Sewa Aset" wajib ada dengan slug syarat-ketentuan-sewa-aset-harian karena ditautkan otomatis pada form booking publik.
Widget landing page (Widget 1 & 2) bisa diarahkan ke halaman tertentu lewat pengaturan widget.

6.8 Melihat Laporan

Buka menu Laporan.
Pilih submenu Pendapatan, Aset, atau Operasional sesuai kebutuhan.
Gunakan filter tanggal/periode untuk mempersempit data.
Data dapat diekspor sesuai fitur ekspor yang tersedia pada masing-masing halaman.

6.9 Kelola Users, Roles & Hak Akses Menu

Managements > Roles — buat/edit role (Super Admin, Admin BPKAD, Operator OPD, dst).
Klik Hak Akses (Menu Role) pada suatu role untuk mencentang menu yang boleh diakses beserta hak create/update/display/delete.
Managements > Users — tambah akun admin/operator baru: nama, email, role, dan OPD terkait untuk operator OPD.
Gunakan submenu Sessions untuk mencabut (revoke) sesi login aktif bila diperlukan.
Menu dan Menu Generator dipakai menyusun urutan menu atau membuat modul CRUD baru (umumnya dikerjakan developer).

6.10 Pengaturan Aplikasi & Log User

Managements > Settings — atur nama aplikasi, deskripsi, logo, telepon, email, alamat yang tampil di seluruh halaman publik.
Managements > Log User — pantau riwayat login/IP address pengguna untuk audit keamanan.

7.Tutorial Pengguna Publik — Cara Order/Sewa Aset

7.1 Daftar Akun

Buka website SEWADAH, klik Daftar/Register.
Isi Nama Lengkap, NIK, Email, Nomor HP/WhatsApp, dan Password.
Klik Daftar. Sistem mengirim tautan verifikasi email — klik untuk mengaktifkan akun.
Login menggunakan email dan password yang telah didaftarkan.

7.2 Lengkapi Profil & Verifikasi

Setelah login, buka Akun > Profil.
Lengkapi data pelanggan dan unggah dokumen identitas yang diminta (KTP, NPWP/NIB untuk badan usaha).
Simpan profil — status verifikasi berubah menjadi Menunggu Verifikasi.
Tunggu Admin memverifikasi. Booking hanya bisa dilakukan setelah status Terverifikasi.

7.3 Cari & Pilih Aset

Di halaman utama, gunakan filter (kategori, merk, kondisi, tanggal) atau lihat Aset Unggulan.
Klik salah satu aset untuk membuka halaman Detail Aset — foto, deskripsi, fasilitas, lokasi, tarif per hari/minggu/bulan, dan jadwal yang sudah terpakai.
Jika tersedia, klik tombol Booking Sekarang.

7.4 Isi Form Booking

⚠️ Jika belum login, sistem otomatis mengarahkan ke halaman login terlebih dahulu.

Pilih Jenis Kegiatan — menentukan potongan/diskon tarif sewa.
Pilih Satuan Durasi (Hari/Minggu/Bulan) dan jumlahnya.
Pilih Tanggal Mulai (minimal H+1 dari tanggal booking); tanggal selesai dihitung otomatis.
Lengkapi catatan tambahan dan unggah dokumen syarat kegiatan jika diwajibkan.
Centang persetujuan Syarat & Ketentuan Sewa Aset.
Periksa ringkasan tarif, potensi diskon, dan total tagihan otomatis.
Klik Kirim Booking. Jadwal bentrok akan ditolak sistem.
Setelah berhasil, Anda diarahkan ke halaman Konfirmasi Transaksi dengan kode transaksi unik (format TRX-YYYYMMDD-XXXX).

7.5 Menunggu Persetujuan Diskon (Jika Ada)

Jenis kegiatan dengan diskon >0% membuat status pesanan Menunggu Persetujuan Diskon.
Disetujui → status menjadi Menunggu Pembayaran, lanjut membayar.
Ditolak → status Ditolak, hubungi kontak yang tersedia untuk klarifikasi.

7.6 Pembayaran

A. Otomatis (Midtrans)

Pilih QRIS atau Virtual Account (BRI/BCA/BNI/Mandiri).
Ikuti instruksi pembayaran (scan QR / transfer ke nomor VA).
Status terupdate otomatis, atau cek manual lewat Cek Status Pembayaran.

B. Transfer Manual Bank

Pilih bank tujuan (Kaltimtara, Mandiri, BRI, BNI, BCA, BTN, BSI).
Transfer sesuai nominal total tagihan.
Unggah bukti transfer (jpg/png/webp/pdf, maks 4 MB), isi nama pengirim & waktu transfer.
Status menjadi Menunggu Verifikasi Pembayaran hingga admin memverifikasi.

7.7 Konfirmasi, Riwayat & Tanda Terima

Pantau status pesanan lewat Akun > Order atau buka kembali link transaksi/{kode_transaksi}.
Setelah status Lunas, Admin memproses booking hingga aset siap diserahterimakan.
Unduh Tanda Terima Pembayaran (PDF) dari halaman konfirmasi transaksi.
Pada hari pemakaian, aset diserahterimakan (status Aktif), lalu setelah selesai dipakai menjadi Selesai.

8.Glosarium Status Transaksi

Field	Nilai	Arti
`status_transaksi`	`BOOKING`	Baru diajukan, belum masuk masa sewa aktif.
	`AKTIF`	Aset sedang dipakai penyewa.
	`SELESAI`	Masa sewa selesai, aset sudah dikembalikan.
	`TERLAMBAT`	Melewati tanggal rencana kembali tapi belum dikembalikan.
	`BATAL`	Booking dibatalkan.
`status_order`	`MENUNGGU_PERSETUJUAN_DISKON`	Menunggu admin menyetujui diskon jenis kegiatan.
	`MENUNGGU_PEMBAYARAN`	Sudah boleh dibayar, menunggu aksi pelanggan.
	`MENUNGGU_VERIFIKASI_PEMBAYARAN`	Bukti transfer manual sudah diunggah, menunggu verifikasi admin.
	`DIBAYAR`	Pembayaran terkonfirmasi lunas.
	`DIPROSES`	Admin memproses persiapan serah terima aset.
	`DITOLAK`	Diskon atau pembayaran ditolak admin.
`status_pembayaran`	`BELUM_LUNAS` / `DP` / `LUNAS`	Progres pelunasan tagihan.
`status_persetujuan_diskon`	`TIDAK_PERLU` / `MENUNGGU` / `DISETUJUI` / `DITOLAK`	Status permintaan diskon.
`status_verifikasi` (pelanggan)	`DRAFT` / `MENUNGGU_VERIFIKASI` / `TERVERIFIKASI` / `DITOLAK`	Progres verifikasi identitas pelanggan.

9.Pertanyaan Umum (FAQ)

Kenapa saya tidak bisa klik tombol Booking?: Pastikan Anda sudah login, profil pelanggan sudah Terverifikasi, dan status aset Tersedia untuk rentang tanggal yang dipilih.
Kenapa tanggal mulai tidak bisa hari ini?: Sistem mewajibkan tanggal mulai pemakaian minimal H+1 dari tanggal booking untuk memberi waktu proses admin.
Bagaimana jika jadwal yang saya pilih bentrok dengan booking lain?: Sistem otomatis menolak pengajuan dan meminta Anda memilih tanggal lain yang belum terpakai (lihat kalender ketersediaan di halaman detail aset).
Apakah semua jenis kegiatan mendapat diskon?: Tidak. Diskon mengikuti aturan di Master > Diskon Aset Kegiatan yang dikelola admin; jenis kegiatan "Bisnis" umumnya tanpa diskon (tarif penuh).
Bagaimana cara mengubah/membatalkan pesanan yang sudah dikirim?: Hubungi kontak WhatsApp/Email yang tercantum di halaman konfirmasi transaksi atau website — pembatalan sisi pelanggan dilakukan lewat verifikasi admin.
Dokumen apa saja yang perlu disiapkan sebelum booking?: Minimal KTP untuk verifikasi profil, ditambah dokumen tambahan sesuai jenis kegiatan (mis. NIB/NPWP/Akta Pendirian untuk UMKM/Koperasi, Surat Keterangan untuk kegiatan sosial).